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COMO OBTENER ÓPTIMOS ARCHIVOS ESCANEADOS CON FIRMAS OLÓGRAFAS PARA PRESENTAR TRAMITES A LEGALIZAR
Técnica
 

COMO OBTENER OPTIMOS ARCHIVOS ESCANEADOS CON FIRMAS OLOGRAFAS PARA PRESENTAR TRAMITES A LEGALIZAR

Para la presentación web de trámites y obtener la Legalización Digital de los mismos puede subir ala plataforma archivos pdf con firma digital u ológrafa escaneada (en el marco de la Disposición N° 06/2020).

Si NO posee firma digital a continuación le indicamos los procedimientos y sugerencias prácticas para obtener óptimos escaneos que cumplan con los requisitos de la plataforma de presentación web y  la vez de otros organismos destinatarios de dichas legalizaciones.

Recuerde que debe conformar 2 (dos) archivos por separados, uno con el informe o certificación,y otro con los EECC o Anexo adjunto para subirse en las posiciones previstas dentro de las opciones correspondientes de la plataforma de presentación web, y que solo esos 2 (dos) archivos se incluirán como adjuntos a la Legalización Digital. El archivo de los EECC o Anexo adjunto puede o no llevar las firmas del o los comitentes, es opcional, pero una vez emitida la Legalización Digital ésta no puede modificarse para incorporar las firmas faltantes!!!.

Los archivos pdf a presentar en la plataforma de presentación web de tramites no deben superar los 10 mb,  y además tener en cuenta que hay algunos organismos que no receptan archivos pdf de más de 2 mb.

Hay distintas formas o medios de obtener archivos pdf con firmas ológrafas incorporadas,a continuación se exponen algunas de ellas.  

 

ARCHIVOS IMPRESOS CON FIRMAS OLÓGRAFAS EN ORIGINAL ESCANEADOS:

Imprimirlos archivos del informe del auditor o de la certificación o informe vs. objeto de la legalización, como así también el de los EECC o anexo adjunto a la certificación o informe, firmar ológrafamente por el auditor o Cr. Certificante, y titulares del ente o de la información objeto de la certificación (opcional),  y proceder al escaneo de los mismos.

- SI POSEE ESCANNER FISICOS:

Si utiliza escáners físicos, dependiendo de las características de cada equipo, debe regular la resolución del escaneo para obtener un equilibrio óptimo entre nitidez y tamaño del archivo final, recuerde que el mismo NO debe superar los 10 mb y que algunos organismos NO admiten la presentación de archivos superiores a los 2 mb (ej.:AFIP)!!

- ESCANEOS OBTENIDOS A PARTIR DE FOTOS TOMADAS CON TELÉFONOS INTELIGENTES:

También puede utilizar para dicho escaneo su teléfono celular, utilizando alguna aplicación a tal efecto. Recuerde nunca envíe directamente fotografías en formato pdf, siempre procese las mismas con alguna aplicación!!!

Le presentamos a continuación algunas aplicaciones que resultan de fácil utilización y buen funcionamiento. Con cualquiera de ellas podrá escanear uno o más documentos a través de la cámara del celular utilizando herramientas de recorte y edición, todas las hojas o páginas en un mismo pdf.

 CamSCANNER (Android /iOS)

Esta aplicación gratuita de uso muy simple e intuitivo, posee múltiples funcionalidades para escanear uno o más documentos, aplicarles filtros manuales o automáticos para mejorar su visibilidad, recortar o incluso agregar una nota.

 

 GOOGLE DRIVE SCANNER

Esta aplicación funciona a través de "Google Drive" en tu celular, una vez en dicha aplicación,abajo a la derecha, toca "Añadir" (+), de ahí toca la función "Escanear", haz una foto del documento que quieras escanear.

Opciones disponibles:

Ajustar el área de escaneado: toca "Recortar".

Repetir la foto: toca "Volver"a escanear la página actual.

Escanear otra página: toca"Añadir" (+)

Función "giro": para dar la posición vertical o la que tenga el documento. 

Finalmente y una vez logrado el escaneo ideal, toca "Guardar" para elegir el nombre y la ubicación del archivo final.

 

 DROPBOX SCANNER

Puede encontrar instrucciones oficiales sobre cómo escanear documentos a través de la aplicación Dropbox de su celular (Android / iOS) desde el link oficial:

https://help.dropbox.com/es-es/installs-integrations/mobile/document

 

En cualquier caso NO debe utilizar solo fotografías ya que las mismas resultan muy pesadas y  no tienen la mejor definición ni presentación del archivo.

 

También se debe tener cuidado con la orientación del documento para que al momento del escaneo éste quede tal cual su presentación original.

 

  

GENERAR ARCHIVOS WORD Y EXCEL CON FIRMAS OLOGRAFAS DIGITALIZADAS E INSERTADAS PARA CONVERTIR A PDF. Sin impresión previa de archivos ni escaneos.

Esta alternativa requiere previamente digitalizar la firma ológrafa, escaneando la misma a partir de una fotografía tomada con el teléfono celular y procesarla con alguna de las aplicaciones mencionadas anteriormente para optimizar dicha digitalización.

Para ello debe:

-Firmar en una hoja en blanco con bolígrafos o lapiceras de tinta liquida negra o azul para obtener una firma con buena nitidez.

-Procesar la misma con alguna de las aplicaciones mencionadas anteriormente.

-Enviar por mail o WhatsApp para descargar la imagen a la pc.

-Puede recortar la imagen generada con la herramienta "Recorte” de Windows para ajustar el tamaño de la firma.

-Esa imagen de su firma, de extensión .jpg, debe insertarla con la función "Insertar”, "Imagen”en el archivo Word, del informe del auditor, y Excel, de los EECC, donde está previsto que figure la misma.

-Debe configurar la aclaración de la firma o el texto del sello profesional previamente dentro del mismo archivo Word o Excel.

-Una vez insertada la imagen de la firma debe configurar la misma haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre la imagen, ir a "Tamaño o posición”, y allí configurar "Ajuste del Texto”, "Estilo de ajuste”, "Detrás del texto”, esto le permitirá ajustar el tamaño de la imagen de la firma para acomodarla en la posición que corresponda:


 

Una vez insertadas todas las firmas necesarias en los archivos correspondientes solo resta convertir los mismos a pdf por cualquiera de los medios disponibles y subir el trámite a la plataforma web.

Puede realizar idéntico procedimiento con las firmas de los titulares del ente /comitentes si desea presentar los archivos de los EECC, o de los anexos a certificaciones e informes, también con firmas!!.

  

FIRMAR ARCHIVOS PDF (a partir de capturar la firma con la cámara del teléfono celular y utilizarla en todo tipo de equipos). 

Esta opción le permitirá inserta las firmas necesarias en los archivos pdf que haya conformado a partir de archivos Word o Excel por cualquiera de los medios disponibles, y con la aplicación gratuita "Adobe Acrobat” descargada e instalada en su teléfono puede insertar en sus archivos pdf su firma y las de sus clientes y a la vez quedarles las firmas disponibles para ser utilizadas a posterior en su PC, Internet o teléfono celular

Para ello siga las instrucciones de la siguiente página web https://helpx.adobe.com/es/acrobat/using/capture-and-sync-your-signature.html


La firma se almacena en su dispositivo y se sincroniza en todos sus equipos de escritorio, dispositivos móviles y en la web.

USAR LA FIRMA EN EQUIPOS ESCRITORIO, DISPOSITIVOS MÓVILES Y LA WEB

Una vez que la firma se almacena en la nube, la experiencia es la misma en el escritorio, Internet y todas las aplicaciones para dispositivos móviles, incluidas Acrobat Reader, Adobe Fill & Sign yAdobe Sign.

Para conseguir una experiencia óptima, inicie sesión en sus dispositivos o en la web. La firma estará disponible siempre que la use en el flujo de trabajo de firma de Acrobat, Acrobat Reader, las aplicaciones para dispositivos móviles o la web.

  

COMPRIMIR ARCHIVOS PDF

Existen además algunas aplicaciones gratuitas en línea que comprimen el tamaño original de archivos pdf resultantes de escaneos o conversiones, las cuales pueden utilizarse para reducir el peso de ser necesario, más abajo se mencionan algunas aplicaciones de este tipo, las que tras varias compresiones se logran archivos  de buena resolución en tamaños óptimos:

https://pdfcompressor.com/es/

https://smallpdf.com/es/comprimir-pdf

https://pdfresizer.com/optimize

 

*Aclaración importante: El Consejo no utiliza ni recomienda algún programa en particular, todos los aquí mencionados son sólo a modo de ejemplos.

 



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